Kiedy dochodzi do transakcji formalnej? W sytuacji, w której obie strony (zlecający i zleceniobiorca) potwierdzają zawarcie współpracy w ramach przedstawionej oferty. Wtedy mamy do czynienia z transakcją dwustronną, zakończoną zleceniem. Przewoźnik może także zaakceptować transakcję jednostronnie, dzięki czemu podnosi swoją wiarygodność, mimo że nie doszło do sfinalizowania transakcji.
Zawarcie na Platformie transakcji formalnej ułatwia potem dochodzenie roszczeń w przypadku np.próby zmiany warunków kontraktu. Dzięki akceptacji oferty strony umowy zyskują możliwość wystawiania ocen oraz komentarzy. Ale czasami dzieje się tak, że przedsiębiorcy wystawiający oferty z ładunkami (albo spedytorzy) unikają akceptacji wynegocjowanych warunków na Platformie. Prawdopodobnie boją się wystawienia negatywnych ocen.
Przewoźnikowi powinna się w tym momencie zapalić przysłowiowa czerwona lampka. Bo przecież rzetelny kontrahent unikał będzie takich niejasnych, nieprzejrzystych sytuacji. Trzeba także pamiętać, że w momencie akceptacji można jeszcze prowadzić negocjacje i doprecyzować ustalenia, ale ostatecznie stają się one wiążące dla obu stron. Późniejsza zmiana warunków wiąże się z potencjalną odpowiedzialnością odszkodowawczą. Jeśli dojdzie na Platformie do zawarcia formalnej transakcji, stronom trudno będzie ją później podważyć.
Zmiana warunków zlecenia. Co robić?
Piotr Sobala, International Security Team Leader w Trans.eu Group, zwraca uwagę na problem znany większości użytkowników giełdy. – Chodzi o różnice w zawartości oferty na Platformie, a finalnie przesłanym zleceniem. Zdarza się wręcz, że te nowe, dodatkowe zapisy uniemożliwiają realizację frachtu. Dotyczy to chociażby sytuacji, w której waga czy wymiar towaru, które wcześniej nie były podane szczegółowo, nie są adekwatne do posiadanego przez przewoźnika pojazdu. Wszelkie dodatkowe klauzule czy wymogi są przez przewoźników traktowane jako nadużycie – tłumaczy.
Zdarza się, że pomimo akceptacji warunków przez obie strony, zlecenie nie przychodzi na skrzynkę e-mail. Albo przychodzi, zawierając inne warunki niż w pierwotnej ofercie. Co wtedy? Przewoźnik ma w takiej sytuacji podstawę do otrzymania odszkodowania. Jak już wspominaliśmy, to jeden z powodów, dla których tak ważne jest zawieranie formalnych transakcji na giełdzie. Ale uwaga: jeśli przedsiębiorca nie zgłosi tzw. niezwłocznego sprzeciwu to znaczy, że przyjął zmienioną ofertę bez zastrzeżeń.
Pierwsza zasada przy akceptacji zlecenia jest taka, że należy ją spokojnie przeczytać i przeanalizować. Ten podstawowy warunek wydaje się wręcz banalny, ale czasami zwykła nieuwaga towarzysząca przyjęciu zlecenia może mieć swoje dalsze konsekwencje. Jeśli okaże się, że kontrahent wprowadził po zakończonych negocjacjach nowe ustalenia i klauzule, przewoźnik ma 2 rozwiązania: przyjmuje zlecenie z zastrzeżeniem albo wyraża do niego sprzeciw. Zarówno zastrzeżenie, jak i sprzeciw należy wyrazić w formie możliwej do udokumentowania. Może być to email, sms czy wiadomość na komunikatorze na Platformie.
TransRisk, czyli wiarygodność płatnika
Dzięki sfinalizowaniu umowy na giełdzie można szybciej wyjaśnić sporną kwestię, a przewoźnik uniknie odpowiedzialności za ewentualne zerwanie umowy. A możliwość wystawiania ocen i komentarzy przez społeczność użytkowników Platformy podnosi jej wiarygodność, a także pozwala uniknąć nierzetelnych partnerów. Przewoźnicy zyskują również wpływ na indeks TransRisk danego użytkownika, co umożliwia realizację umowy ze sprawdzonymi płatnikami.
Co to takiego indeks TransRisk? – To wskaźnik wiarygodności płatniczej danej firmy w ramach jej aktywności na Platformie, w szczególności zlecającej ładunki. Jest on przeliczany codziennie, automatycznie, za pomocą specjalnego algorytmu, i skupia się na zdarzeniach aktualnych, czyli takich, które wystąpiły w ostatnich sześćdziesięciu dniach – wyjaśnia Piotr Sobala. Jednym słowem, przewoźnicy otrzymują do dyspozycji dodatkowe narzędzie pozwalające im zawierać bezpieczne transakcje ze sprawdzonymi kontrahentami.
Przepływy finansowe są dla firmy transportowej warunkiem koniecznym do prowadzenia biznesu, a indeks TransRisk pomaga w zachowaniu płynności. Podobnie jak inne narzędzia finansowe dostępne dla przewoźników w Trans.eu: szybkie płatności od Transcash, windykacja Pactus czy bbpay. Podnoszą one bezpieczeństwo płatności i umożliwiają np. szybkie otrzymanie środków po realizacji zlecenia, sprawną windykację albo tańszy dostęp do usługi mikrofaktoringu.
Eksperci obserwują podejrzane transakcje
Ale jest jeszcze jeden bardzo ważny element związany z bezpieczeństwem transakcji, o którym wspominają niemal wszyscy użytkownicy Platformy. Chodzi o ochronę przed oszustami, którzy podszywają się pod inne firmy albo pod tymczasowym, autentycznym szyldem kradną ładunki, a potem znikają z rynku. Eksperci Trans.eu podkreślają, że trudno wyeliminować podobne patologie z rynku TSL, ale dzięki korzystaniu z narzędzi dostępnych na giełdzie oraz formalizowaniu transakcji ryzyko podobnych sytuacji znacznie maleje.
– Prowadzimy akcje edukacyjne, uczulamy naszych użytkowników na pewne działania potencjalnych kontrahentów, które mogą budzić wątpliwości. Weryfikujemy dokładnie nowe firmy na Platformie, a nasz Zespół Bezpieczeństwa stara się wychwytywać jak najwięcej podejrzanych zachowań – mówi Piotr Sobala.
Oszustwa dotyczą wszystkich ogniw łańcucha dostaw: przewoźników, spedytorów i załadowców, wszyscy użytkownicy powinni więc wiedzieć, jak unikać podejrzanych transakcji. Aby cały proces transakcyjny odbywał się w sposób przejrzysty, należy doprowadzić go do końca na Platformie. Eksperci ds. bezpieczeństwa zwracają uwagę, że na giełdzie nie zarejestruje się fikcyjna firma, bo procedura autoryzacyjna na Trans.eu jest stale rozwijana. Kłopot zaczyna się w momencie, kiedy oszust podszywa się pod autentyczną firmę i próbuje dokończyć transakcję poza Platformą.
Mniej oszustw
– Zwracamy szczególną uwagę na firmy, które istnieją na rynku niezbyt długo i które należą do osób niepotrafiących udokumentować wcześniejszego doświadczenia branżowego. W 2023 roku, w porównaniu do poprzedniego, mieliśmy dwa razy więcej zgłoszeń od naszych klientów, sygnalizujących podejrzane zachowania na giełdzie. Dzięki temu skala oszustw doświadczanych przez przewoźników wyraźnie się zmniejszyła – potwierdza Piotr Sobala, International Security Team Leader w Trans.eu Group.
Zawieranie transakcji na giełdzie, od znalezienie oferty, negocjacji i przyjęcia zlecenia, sprawia, że przez cały czas znajdujemy się w bezpiecznym środowisku biznesowym. Trzeba jednak pamiętać, że Platforma jest tylko sprawnym narzędziem technologicznym do wystawiania ładunków, o bezpieczne transakcje powinni zadbać nie tylko eksperci z giełdy, ale także wszyscy użytkownicy. Dzięki Trans.eu przewoźnicy mają dostęp do około 9.5 mln zleceń miesięcznie. To najbardziej innowacyjna i jedna z największych giełd transportowych w Europie.
