Tankowanie paliwa to codzienność w każdej firmie transportowej. Choć sama operacja uzupełniania paliwa jest rutynowa, towarzyszy jej szereg czynności administracyjnych – od płatności, przez ewidencjonowanie, aż po rozliczanie kosztów w księgowości. Aby uprościć te procesy i zyskać pełną kontrolę nad wydatkami, wielu przewoźników korzysta z kart paliwowych. Jak działa taka karta i czy warto się na nią zdecydować? Wyjaśniamy w tym artykule.
Na czym polega karta paliwowa?
Jedną z najpopularniejszych form płatności m.in. za olej napędowy jest karta paliwowa. Co to jest? Narzędzie płatnicze, które pozwala na tankowanie pojazdów w sposób bezgotówkowy. Często spotykaną nazwą tego rozwiązania jest również karta flotowa. Niezależnie od używanego określenia, tego typu karty mają szerokie zastosowanie – pozwalają nie tylko usprawnić codzienne operacje związane z tankowaniem, ale także ułatwiają kontrolowanie i rozliczanie kosztów paliwa w firmie transportowej.
Jak działa karta paliwowa? Jest ona przypisana do konkretnego pojazdu, firmy lub kierowcy i działa podobnie jak karta płatnicza – jednak zamiast obciążać konto firmowe bezpośrednio przy transakcji, wszystkie płatności są rejestrowane i rozliczane zbiorczo.
Przed zatankowaniem wystarczy sprawdzić, czy karta paliwowa jest akceptowana na danej stacji – w przypadku renomowanych operatorów nie stanowi to problemu, ponieważ ich karty działają w większości sieci stacji paliw w Polsce i Europie. Po zatankowaniu kierowca podaje kod PIN, a transakcja zostaje zarejestrowana w systemie operatora – bez potrzeby użycia gotówki czy firmowej karty płatniczej.
Korzystanie z karty paliwowej wymaga od przewoźnika podpisania umowy z wybranym operatorem. Firma transportowa może korzystać też z kilku dostawców tego typu usług, np. w sytuacji, np. gdy jeden operator ma lepszą ofertą na rynku krajowym, a inny w państwach Unii Europejskiej. Korzystanie z karty flotowej ogranicza obieg gotówki w przedsiębiorstwie i ułatwia kontrolę wydatków. Warto zwrócić uwagę, że karty paliwowe mogą być używane nie tylko do wnoszenia opłat za np. olej napędowy, lecz także za ich pośrednictwem można regulować opłaty drogowe, parkingowe czy dodatkowe usługi takie jak np. myjnia samochodowa.
Szukasz ładunków krajowych dla Twoich ciężarówek? Giełda transportowa Trans.eu oferuje dostęp do tysięcy nowych frachtów od zweryfikowanych załadowców z każdego zakątka Polski. Zamów dostęp już dziś!
Jakie są karty paliwowe?
Karta paliwowa dla firm może występować w różnych wariantach. Karty flotowe w zależności od postanowień operatora mogą mieć następujące formy:
- Imienną/firmową – karta paliwowa przypisana jest do konkretnego użytkownika, którego imię i nazwisko figuruje na blankiecie, lub firmy – w tym przypadku na karcie widnieje jej nazwa.
- Z podanymi numerami rejestracyjnymi – taka karta flotowa przypisana jest do konkretnego pojazdu i umożliwia tylko i wyłącznie jego tankowanie.
- Na okaziciela – ten rodzaj karty paliwowej zapewnia najszersze zastosowanie. Wystarczy okazać tego typu kartę flotową, aby zatankować dowolny pojazd. Jest to wygodne, ale może być też ryzykowne rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku gdy karta trafi w niepowołane ręce.
Karty flotowe dzielą się również ze względu na sposób opłacenia należności za paliwo:
- Karty paliwowe prepaid – przed użyciem tej karty przewoźnik musi wpłacić określoną kwotę na rzecz operatora. Kierowca podczas tankowania może wykorzystać jedynie dostępną aktualnie wysokość salda. Z kart paliwowych prepaid korzystają zazwyczaj nowe firmy transportowe, które są na rynku zbyt krótko, aby wystarczająco udokumentować osiągane obroty i przychody. Rozwiązanie te może być stosowane też przez przewoźników, którzy w przeszłości mieli opóźnienia w płatnościach.
- Karta na paliwo z odroczonym terminem płatności – w przypadku tych kart flotowych przewoźnik otrzymuje określony kredyt kupiecki na zakup paliw. Wysokość limitu kredytowego ustala operator systemu na podstawie wewnętrznych procedur i jest on dostępny dla wszystkich kart flotowych wystawionych na firmę transportową. Przewoźnik z kolei może indywidualnie ustalić limity przysługujące dla każdej z tych kart. Np. ciężarówka realizująca krajowe zlecenia transportowa może mieć niższy limit niż pojazd pokonujący większe dystanse w transporcie międzynarodowym.
Na polskim i europejskim rynku funkcjonuje wielu operatorów oferujących karty paliwowe. Ranking tych podmiotów może uwzględniać liczebność stacji, a także udogodnienia dla kierowców, jak i zarządców flot. Przed dokonaniem wyboru konkretnego operatora warto przeprowadzić dokładne porównanie kart paliwowych. Dzięki temu przewoźnik może wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do prowadzonej działalności transportowej.
Karty paliwowe – gdzie kupić?
Na rynku dostępnych jest wiele kart paliwowych, dostosowanych do potrzeb różnych branż, w tym transportu i logistyki. Znaczną część wystawców kart flotowych stanowią koncerny paliwowe, takie jak BP, Orlen, Shell czy Circle K. Oferta tego typu operatorów często ogranicza się do stacji paliw działających po ich markami. Jednak analizując niejeden ranking kart paliwowych, można natrafić na operatorów, którzy nie są związani bezpośrednio z jednym koncernem paliwowym i tym samym zapewniają możliwość bezgotówkowego tankowania na dowolnych stacjach benzynowych. Do najpopularniejszych firm tego typu należą m.in. UTA, DKV i Eurowag. Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jaką kartę paliwową wybrać, ponieważ oferta operatorów jest zróżnicowana. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie przeanalizować otrzymaną ofertę i zestawić ją ze sposobem użytkowania pojazdów w swojej firmie.
Przeczytaj także:
Kiedy opłaca się karta paliwowa?
Karta paliwowa to zdecydowanie wygodne rozwiązanie, które ułatwia ewidencję kosztów i ogranicza potrzebę rozliczeń gotówkowych lub wydatków z kart płatniczych udostępnianych kierowcom. Ponadto otrzymanie jednej zbiorczej faktury za zakup paliwa w wybranym okresie redukuje liczbę operacji księgowych i koszty z tym związane. Każdy z operatorów kart flotowych oferuje indywidualne warunki związane m.in. z oferowanymi cenami zakupu paliw, rabatami i kredytami kupieckimi. Zakup np. oleju napędowego z odroczonym terminem płatności może mieć pozytywny wpływ płynność finansową przedsiębiorstwa, zwłaszcza że większość usług transportowych opłacanych jest dopiero po nastąpieniu terminu płatności określonego w zleceniu. Warunki związane z limitem i terminem płatności często mają wpływ na to, jaka karta paliwowa zostanie ostatecznie wybrana przez przewoźnika.
Operatorzy kart paliwowych muszą dopasowywać swoje oferty do aktualnych cen paliw, które potrafią dynamicznie się zmieniać. Często oferowane są także systemy rabatowe, które zazwyczaj biorą pod uwagę obroty generowane na stacjach paliw przez przewoźników. Nie daje to jednak gwarancji, że na jakiejś stacji paliw nie uda się zakupić oleju napędowego w cenie niższej od tej oferowanej przez operatora systemu. Dlatego przewoźnicy często analizują oferty wielu dostawców kart paliwowych, a także hurtowni oraz stacji paliw oferujących sprzedaż bezpośrednią. Niektóre firmy transportowe posiadają własne zbiorniki na bazach transportowych, gdzie tankują swoje pojazdy i dzięki temu uzyskują korzystne rabaty hurtowe. Jednak także w tym przypadku cena końcowa zależy od warunków wynegocjowanych z dostawcą oraz ogólnych cen produktów naftowych na rynku.
Jak tankować z kartą paliwową?
Tankowanie paliwa z kartą flotową to łatwa czynność, ale warto pamiętać o kilku istotnych rzeczach. Po pierwsze, należy upewnić się, czy wybrana stacja paliw obsługuje kartę wystawioną przez operatora, z którym podpisana została umowa. Niezależni wystawcy kart flotowych zazwyczaj zapewniają możliwość tankowania na większej liczbie stacji paliw dzięki współpracy z wieloma koncernami paliwowymi. Nie dla każdej firmy transportowej liczebność stacji partnerskich będzie jednak istotna, ponieważ niektórzy przewoźnicy działają tylko na określonym obszarze, gdzie wystarczająca może być liczba stacji należących do jednego koncernu.
Po zakończeniu tankowania kierowca powinien udać się do kasy i wprowadzić lub zbliżyć kartę paliwową do terminala. Większość dostawców wymaga potwierdzenia transakcji kodem PIN, więc jego znajomość jest niezbędna dla dopełnienia formalności związanych z bezgotówkowym zakup paliwa. Po zatwierdzeniu transakcji wszystkie potrzebne informacje zostają zapisane w systemie operatora, który po upływie uzgodnionego terminu wystawia i przesyła do przewoźnika fakturę zbiorczą.
Jakie korzyści dają karty paliwowe?
Wygoda i przejrzystość operacji związanych z zakupem paliw należą do mocnych stron kart flotowych. Poza wymienionymi już wcześniej korzyściami warto zwrócić uwagę na dodatkowe funkcjonalności, które mogą być przydatne:
- Możliwość wnoszenia opłat drogowych w wielu krajach.
- Opłacanie parkingów i myjni.
- Dostęp do pomocy drogowej.
- Możliwość zakupu płynów eksploatacyjnych do ciężarówki.
- Usługi ułatwiające zwrot podatku VAT i akcyzy.
- Oferowanie urządzeń pokładowych do rozliczania opłat drogowych.
- Aplikacje mobile dla kierowców i osób zarządzających flotą.
- Dostęp do serwisów online umożliwiających planowanie i optymalizację tras przejazdu.
Zastanawiając się na tym, jaka karta paliwowa najlepsza będzie dla konkretnej firmy transportowej, warto dokładnie przeanalizować każdą ze wspomnianych funkcjonalności i potwierdzić jej warunki oraz dostępność z wybranym operatorem.
Przeczytaj także:
Karty paliwowe mają też słabsze strony
Pomimo wielu korzyści, warto mieć także świadomość ryzyka, na które może być narażona karta flotowa. Co to jest konkretnie? Karty paliwowe mogą być podatne na kradzież danych, podobnie jak ma to miejsce w przypadku kart płatniczych czy kredytowych. Do niebezpiecznych zdarzeń często dochodzi za pośrednictwem zmanipulowanych terminali POS. Zjawisko to nazywane jest skimmingiem i polega na kopiowaniu danych karty oraz kodu PIN. Na ich podstawie tworzone są następnie duplikaty kart, przy użyciu których dochodzi do nieautoryzowanego tankowania paliwa. Operatorzy nieustannie pracują nad zwiększaniem bezpieczeństwa swoich użytkowników, jednak od przewoźników nadal można usłyszeć, że dochodzi do tego typu zdarzeń, które następnie wymagają wielu procedur wyjaśniających.
